Pengertian arsip

Apa arti arsip, arsip ialah catatan rekaman atau peristiwa yang memiliki informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh suatu lembaga atau organisasi. Sedangkan menurut KBBI arsip adalah sebuah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya) lisan (pidato, ceramah dan sebagainya) atau bergambar (foto, film dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komuter dan lainnya) yang dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus. Kata arsip merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang kemudian diserap dari bahasa perancis archives. Arsip terdiri dari 2 bentuk yaitu kovensional seperti kertas dan arsip media baru, seperti film, kaset dan sebagainya. Adapun fungsi arsip menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971 pasal 2 yaitu:
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau digunakan dalam penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
2. Arsip statis yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kegiatan tugas pokok atapun dalam penyelenggaraan kegiatan tata usaha  dan kehidupan berbangsa pada umumnya dan penyelengaraan sehari-hari di administrasi negara.
Tujuan arsip ialah
• Jika dibutuhkan bisa ditemui dengan cepat dan tepat
• Manjaga rahasia arsip
• Menyelamatkan pertangungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelengaraan kegiatan kemasyarakatan.