Masih tentang Arsip

Fungsi Arsip
1) Fungsi Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
A) Ciri-ciri
-Aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam  penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan sehari-hari
- Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya
- Bersifat tertutup, kerahasiaan surat- surat tetap yang utama
B) Siklus Arsip Dinamis
1) Tahap penciptaan
Tulisan ditulis di dalam bentuk kertas / data dihasilkan dari  komputer, informasi di peroleh melalui film atau tape atau media lainya.  Pada tahap ini, arsip dapat dibuat dalam bentuk naskah yang dibuat oleh kantor / instansi kita ataupun dari instansi / kantor lain.
2) Tahap penggunaan aktif
Penggunaan di lakukan dalam setiap hari maupun bersifat tahunan. Karena penggunaanya sering dan butuh akses cepat maka tempat penyimpananya diletakkan di kantor yang disimpan pada filling kabinet (almari arsip)
3) Tahap inaktif
Dikarenakan arsip jarang dipakai ataupun sudah tidak dipakai maka menjadi inaktif. oleh karena itu arsip disimpan dalam penyimpanan yang  berbentuk unit kearsipan / record center.
4). Tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA)
penyusutan terjadi karena masa berlaku penyimpanan arsip telah habis yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan maupun prosedur administratif.
2). Fungsi Statis adalah arsip digunakan secara tidak langsung dalam perencanaan maupun pelaksanaan dalam kehidupan sehari-hari
Pemahaman Arsip Statis
✓ Arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan atau arsip dalam ketentuan hukum tidak boleh dimusnahkan
✓  Arsip yang bernilai guna pertanggung jawaban nasional, yaitu arsip yang memuat informasi bukti keberadaan, fenomena yang
bermakna nasional sekaligus sebagai bukti otentim mengenai proses penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS (Keppres RI no.105/2004)
Suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan,penggunaan dan pembinaan atas melaksanakan serah arsip dalam suatu kesatuan sistem kearsipan (pasal 1 butir 3)
Arsip statis adalah arsip yang tidak  dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara ( pasal 1 butir 2)
Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip Statis
ANRI (Arsip Negara Republik Indonesia) selaku lembaga pemerintahan pusat yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Lembaga kearsipan provinsi selaku satuan organisasi perangkat daerah provinsi.
Lembaga kearsipan kabupaten/ kota selaku satuan organisasi perangkat daerah kabupaten / kota.
Pendataan dalam rangka Akuisisi
-pendataan arsip dilakukan dalam rangka penilaian untuk menjaring arsip statis yang ada di instansi untuk diakuisisi oleh lembaga kearsipan.
-penataan arsip akan lebih mudah jika sebelumnya arsip sudah tertata dan sudah memiliki daftar arsip
-kewajiban instansi dalam membuat daftar arsip dinamis (pasal 42 ayat2)
-Pendataan yang dilakukan dalam rangka akuisisi merupakan langkah awal dalam Manajemen arsip statis (MAS).
C) Fungsi arsip statis, arsip statis mempunyai 6 fungsi,
  Memori kolektif bangsa
  Sebagai bahan penelitian
  Sebagai pembuktian yang sah dipengadilan atau dimanapun
  Sebagai sarana penelusuran silsilah
  Digunakan untuk penyebaran informasi
  Digunakan untuk politik
berita islami zaman sekarang

Macam-macam dan asas arsip

A. Macam-Macam Arsip
1. Arsip dinamis yaitu arsip yang secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan tersimpan dalam jangka waktu tertentu.
2. Arsip penting yaitu arsip yang merupakan salah satu dasar untuk oprasional penciptaan arsip.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus dipakai.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuesi penggunaanannya telah menurun.
5. Arsip statistik adalah arsip yang dibuat oleh pencipta karena memiliki kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan serta telah baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
6. Arsip tersimpan adalah arsip negara yang berhubungan dengan misteri dan kemiskinan yang harus dijaga keutuhan, kehidupan dan ketulusan.
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
B. Asas Kearsipan
1. Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan /penanganan arsip dilakukan dengan cara dipusatkan ke satuunit yang khusus menangani arsip.
Keuntungannya: pengawasan akan lebih efektif dan efisien, penghematan biaya alat maupun sarana.
Kelemahan: jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan sangat kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat, prosedur di pusat beleum tentu sama dengan yang ada di masing-mmasing unit.
2. Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebar atau ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organsasi.
Keuntungannya: tiap unit yang ada di organisasi bebas menerpkan sistem kearsipan yang diinginkan, pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelemahan: pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip, tidak menghemat tenaga, alat maupun sarana lainnya untuk menyimpan arsip.
3. Asas Gabungan adalah penyelengaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi

Pengertian arsip

Apa arti arsip, arsip ialah catatan rekaman atau peristiwa yang memiliki informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh suatu lembaga atau organisasi. Sedangkan menurut KBBI arsip adalah sebuah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya) lisan (pidato, ceramah dan sebagainya) atau bergambar (foto, film dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komuter dan lainnya) yang dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus. Kata arsip merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang kemudian diserap dari bahasa perancis archives. Arsip terdiri dari 2 bentuk yaitu kovensional seperti kertas dan arsip media baru, seperti film, kaset dan sebagainya. Adapun fungsi arsip menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971 pasal 2 yaitu:
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau digunakan dalam penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
2. Arsip statis yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kegiatan tugas pokok atapun dalam penyelenggaraan kegiatan tata usaha  dan kehidupan berbangsa pada umumnya dan penyelengaraan sehari-hari di administrasi negara.
Tujuan arsip ialah
• Jika dibutuhkan bisa ditemui dengan cepat dan tepat
• Manjaga rahasia arsip
• Menyelamatkan pertangungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelengaraan kegiatan kemasyarakatan.