Masih tentang Arsip

Fungsi Arsip
1) Fungsi Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
A) Ciri-ciri
-Aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam  penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan sehari-hari
- Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya
- Bersifat tertutup, kerahasiaan surat- surat tetap yang utama
B) Siklus Arsip Dinamis
1) Tahap penciptaan
Tulisan ditulis di dalam bentuk kertas / data dihasilkan dari  komputer, informasi di peroleh melalui film atau tape atau media lainya.  Pada tahap ini, arsip dapat dibuat dalam bentuk naskah yang dibuat oleh kantor / instansi kita ataupun dari instansi / kantor lain.
2) Tahap penggunaan aktif
Penggunaan di lakukan dalam setiap hari maupun bersifat tahunan. Karena penggunaanya sering dan butuh akses cepat maka tempat penyimpananya diletakkan di kantor yang disimpan pada filling kabinet (almari arsip)
3) Tahap inaktif
Dikarenakan arsip jarang dipakai ataupun sudah tidak dipakai maka menjadi inaktif. oleh karena itu arsip disimpan dalam penyimpanan yang  berbentuk unit kearsipan / record center.
4). Tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA)
penyusutan terjadi karena masa berlaku penyimpanan arsip telah habis yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan maupun prosedur administratif.
2). Fungsi Statis adalah arsip digunakan secara tidak langsung dalam perencanaan maupun pelaksanaan dalam kehidupan sehari-hari
Pemahaman Arsip Statis
✓ Arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan atau arsip dalam ketentuan hukum tidak boleh dimusnahkan
✓  Arsip yang bernilai guna pertanggung jawaban nasional, yaitu arsip yang memuat informasi bukti keberadaan, fenomena yang
bermakna nasional sekaligus sebagai bukti otentim mengenai proses penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS (Keppres RI no.105/2004)
Suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan,penggunaan dan pembinaan atas melaksanakan serah arsip dalam suatu kesatuan sistem kearsipan (pasal 1 butir 3)
Arsip statis adalah arsip yang tidak  dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara ( pasal 1 butir 2)
Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip Statis
ANRI (Arsip Negara Republik Indonesia) selaku lembaga pemerintahan pusat yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Lembaga kearsipan provinsi selaku satuan organisasi perangkat daerah provinsi.
Lembaga kearsipan kabupaten/ kota selaku satuan organisasi perangkat daerah kabupaten / kota.
Pendataan dalam rangka Akuisisi
-pendataan arsip dilakukan dalam rangka penilaian untuk menjaring arsip statis yang ada di instansi untuk diakuisisi oleh lembaga kearsipan.
-penataan arsip akan lebih mudah jika sebelumnya arsip sudah tertata dan sudah memiliki daftar arsip
-kewajiban instansi dalam membuat daftar arsip dinamis (pasal 42 ayat2)
-Pendataan yang dilakukan dalam rangka akuisisi merupakan langkah awal dalam Manajemen arsip statis (MAS).
C) Fungsi arsip statis, arsip statis mempunyai 6 fungsi,
  Memori kolektif bangsa
  Sebagai bahan penelitian
  Sebagai pembuktian yang sah dipengadilan atau dimanapun
  Sebagai sarana penelusuran silsilah
  Digunakan untuk penyebaran informasi
  Digunakan untuk politik
berita islami zaman sekarang