Macam-macam dan asas arsip

A. Macam-Macam Arsip
1. Arsip dinamis yaitu arsip yang secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan tersimpan dalam jangka waktu tertentu.
2. Arsip penting yaitu arsip yang merupakan salah satu dasar untuk oprasional penciptaan arsip.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus dipakai.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuesi penggunaanannya telah menurun.
5. Arsip statistik adalah arsip yang dibuat oleh pencipta karena memiliki kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan serta telah baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
6. Arsip tersimpan adalah arsip negara yang berhubungan dengan misteri dan kemiskinan yang harus dijaga keutuhan, kehidupan dan ketulusan.
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
B. Asas Kearsipan
1. Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan /penanganan arsip dilakukan dengan cara dipusatkan ke satuunit yang khusus menangani arsip.
Keuntungannya: pengawasan akan lebih efektif dan efisien, penghematan biaya alat maupun sarana.
Kelemahan: jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan sangat kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat, prosedur di pusat beleum tentu sama dengan yang ada di masing-mmasing unit.
2. Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebar atau ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organsasi.
Keuntungannya: tiap unit yang ada di organisasi bebas menerpkan sistem kearsipan yang diinginkan, pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelemahan: pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip, tidak menghemat tenaga, alat maupun sarana lainnya untuk menyimpan arsip.
3. Asas Gabungan adalah penyelengaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi